文献类型： 中文期刊

期刊名称： 湖南农业科学

ISSN： 1006-060X

年卷期： 1987 年 S1 期

页码： 28-31

摘要： 农业科研院(所)办公室在现代管理中占什么地位,起哪些作用?这是一个很值得研究和探讨的课题。就目前状况而言,有的农业科研院(所)办公室仅担负文书工作,多则三五人,少则一二人;有的只负责后勤事务(实际上是后勤处),有一支庞大的队伍;有的则两者兼而有之。这几种职能类型各有千秋。近年来,党政机关办公厅(室)开始职能转型,同样,农业科研院(所)办公室的职能也应作相应调整,由“事务型”向“综合型”“服务型”“参谋型”转化,行使综合职能。本文拟就此作些初步探讨,与同行们交流和商榷。 (一) 在我国历史上,很早就有类似办公室的机构。这类机构的职能一般是负责文书处理,掌管事务,参与政务等。例如,早在2000年前,秦始皇统一中国后,建立起较为完善的封建专制的中央集权国家机构。与之相适应,渐次形成了皇帝秘书、中央执政大臣秘书和地方宫署秘书三大系统(秘书一词最早见于《汉书·刘向传》“诏向领校五经秘书”)。汉武帝时,改革官制,设置亚加强尚书(中书),其职能从管理皇帝文具、殿内文书档案图籍及其他行政信息发展到“出纳王命,辅助万机。”这是我国最早类似办公室的管理机构。以后历朝各代,此类机构名称虽异,但其职能不断加强,逐步发展到为皇忻发布命令、处理政务、协助决策,形成了以尚书为行政枢纽和文书工作机构合一的政权管理中心和政务管理中心,这是皇帝不可缺少的左右臂。 历史的经验证明,办公室一类机构在管理中占有十分重要的地位。当今的行政办公室虽然渊源于历史,但与过去相比,有着本质上的不同,而且随着时间的推移,其职能将不断调整、补充、完善。农业科研院(所)机关职能部门呈现由高度分工到相对集中、综合的趋向,与此相应,办公室的综合职能也随之产生、发展。 办公室的综合职能,尤其在我国改革、开放、搞活和世界上出现的新技术革命的形势下,更具有迫切性和必然性。十一届三中全会以来,我国经济、科技、教育体制改革正在逐步深化,政治体制在改革,工作方法在变更,思维方式在变化,生活节奏在加快,新的思想、新的观念、新的制度在逐步形成,各种新事物、新问题、新矛盾层出不穷。新的形势给办公室的职能提出了新的要求,因此办公室的职能需要改革、调整。同时,由于近几年的机构改革与人事调整,一大批懂行的“四化”干部走上领导岗位,领导层的素质得到根本性改善,因而对办公室只管收收发发、上传下达、疲于应付的被动服务方式深感不足,迫切要求为他们开展信息服务,协助他们进行决策,代理他们协调部门间、院所间的工作与矛盾,理顺工作关系,等等。 (二)办 组 由于办公室工作出现了新的特点,因此也就赋予了办公室职能以新的涵义。这就是公室作为院领导的综合办事机构,是行政管理的神经中枢,担负着参谋助手、信息综合 28织协调、处理事务、搞好服务等重任。中共中央书记处书记王兆国在1985年全国秘书长、办公厅主任座谈会上指出,办公厅工作要实现“四个转变”,即从偏重于简单办文办事转变为既办文办事又出谋划策,从单纯地收集传递信息转变为综合处理信息,从单纯凭老经验办事转变为科学化管理,从被动服务转变为主动服务。王兆国同志的讲话,言简意赅地阐述了办公室综合职能的核心内容。就农业科研院(所)办公室的具体情况而言,我认为其综合职能主要应包括以下内容: 1.和谋助手。办公室是领导的“外脑”,不能局限于协助领导处理日棠事务,更重妥的是给领导当参谋、出点子,起“智祭”作用。也就是说,发挥办公室的综合职能作用,首先要实现由“事务型”向“参谋型”转变。 2.伯息锦合。办公室妥当好领导的参谋,掌握本单位发展的脉搏,需要广泛搜集业综合利用信息。近年来,农业科研院(所)办公室(如湖南省农科院办公室)在信息工作上加强、充实了力量,做出了成绩,发挥了作用。但总的看来,还不尽人意,消息住、滞后性、随机性、重复性、通用性的倩息较多,而全面住、综合性、预测性、系统性、指导性的倩息则少见。尤其是对领导科学决策具有较大参考价值的信息更少。这就要求办公室不光只注意信息的收集与传递,还要把更多的精力放在信息的综合分析与利用上,对浩如烟海的倩息加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的处理,透析事物的内涵,揭示事物发展的客观规律,预测事物的发展趋势。同时,要针对不同层次的领导提供不同类型的信息。一般而言,领导层次越高,要求提供的信息的质量也越高。具体到农业科研单位,应重点收集和反映科研体制改革、管理机构改革和科研动态的信息,为领导在调整科研方向与任务、决定改革方案、采用改革措施等方面提供决策依据,立通过反馈、催办、查办等以保证决策的贯彻和落实。 3.组织协泅。省级农科院经过几十年的星转斗移,机夫庞大,部门多,分工细,存在政出多门、部门间相互推倭、王作效率低、基层负荷大的弊端。院办公室作为院领导的助手,摘好院所之间、部门之间的协调工作责无旁贷。尤其对涉及多部门的工作,办公室应分别明确各自职贡,组织有夫部门共同协商办理。组织协调工作还体现在组织专家经常对全院诸方面的工作进行咨询,或对全省乃至全国的农业生产、农业科研提出建议,以充分发挥集体智慧和个人的聪明才智。 4.橱查研究。调研是伯息h作的较高层次,专题性强,它是为领导决策提供依据的重要手段。调研既是一种工什方法,义是办公室的重要工作内容。通过广泛深入的调查研究,可以有目的有针对性地厂解某事件全面的、系统的、连续的信息,而不是零碎的分散的信息。经过调研综合的信息能确保决策的严肃性、客观性和科学性,避兔决策的失误。调查研究要制度化、经常化,妥有详细的调查方案和明确的目标,决不搞形式主义,走过场。要多方征求意见,全面占有材料,而不搞先入为主。 5.后勘服务。这是农业科研院(所)综合职能的重要组成部分。农业科研单位酌办公室不同于党政机夫的办公室,它集信息综合与生活后勤为一体,这样就增加了办公室综合职能的复杂性与难度。后勤服务属事务性工作,但涉及面广,“衣食住行”无所不包,直接关系每个职工的切纣利益。如果说前面谈到的几个职能属于“软件”的话,那么后勤服务的职能则属于“硬件”。“硬件”搞好了,就能创造一个生动活泼、无忧无虑、宽松和谐的生活环境,建立正常的工作社序,从而使领导从繁琐的事务的羁绊中解脱出来,集中精力和时间想大事、议大事、干大事。反之,则果主旧间题没有解决好,就会影响职工的积极性,这样将导 29致领导困圃于职工的“后顾之忧”之中。由此看来,硬件跟软件职能同样重要,不可偏废。 (三) 明确了办公室的综合职能之后,怎样发挥这些职能,使办公室的管理逐步趋于科学化、制度化、规范化、高效化,便成了关键。我认为,要发挥好办公室的综合职能的作用,必须从观念、体系、结构、素质、手段等多方面进行更新,使之综合、协调发展,以求得最佳整体效能。 1.诬卒“老爷”意识,树立全方位回务观8。观念的改变是根本的改变。办公室如不从思想上解决服务的观念间题,那么,最大限度地发挥综合职能的作用只能是一句空话。办公室首先是服务,其次才是管理,而管理本身也是服务。对领导主要是信息服务,当好参谋和助引 对基层主要是协调服务,当好“红娘”;对职工主妥是生活后勤服务,当好“公仆”。这就需要树立牢固的全方位服务观念,由“管理型”转变为“服务型”,急领导和职工之所急,为他们办实事,排优解难。 2.说意开拓,泪强政革意识。改革、开放、搞活是我国现阶段的总方针总政策。办公室不可能独立于社会之外,它必须跟上时代的步伐,与整个社会改革同步发展。只有这样,才能进行创造性思维,开拓综合工作的新局面。办公室由“事务型”转变为“参谋型”、叩民务型”,其本身就是一大改革。实现这个转变,要树立商品经济W念、价值观念、时效观念、信息观念。我们设想,目前办公至统管的车辆交通运输、食堂掐待所、水甩房屋维修、文印文具等服务性行业,可以分别(或与基层联合)组成交通运输服务中心、水吧房屋维修公司、饮食服务公司等诸如此类的经济实体,实行企业化管理。同时,对旧的不合理的管理体制、管理制度进行大胆改革,建立一种新型的高效率的工作体系。 3.羹立和完容值息工作体系。信息工作体系是开展信息工作的基础,也是办公室头现综合职能的重要手段。办公室作为倩息的“总汇”或“交换处理中心”,通过纵横交错、上下贯通、反应灵敏的信息网络,多渠道、多层次、多形式地收集、加工、处理信息。信息网络的构成主要包括院、所及基点的纵向网络,办公室与机关其他部门的横向网络,以及与上级主管部门、新闻单惭的扩散网络(外延网络)。在此基础上,逐步形成从信息收集、处理、综合到传递、反馈、利用、贮存等完整配套的信息工作体系。 4.提帘职员紊质,建立合理的人员结构。要完成好办公室的综合职能任务,决定的因素是人。因为只要有了较高素质的人才,加上合理的组配,就能有满意的工作效果。现在,省级农科院办公室人员素质一般不理想,比较突出的问题是年龄偏大,文化水平偏低。以湖南农科院办公室为例,全办公室职工123人,具中专以上文凭的仅36人,占总人数的26.8%。这种状况与办公室行使综合职能的要求是不相适应的。毛泽东同志曾说过:“不熟不懂,英雄无用武之地。”这就是讲人的素质。由于办公室担负综合职能的使命,对人员的思想政治素质、科学文化素质、专业业务素质等要求颇高。具体地说,要求工作人员对工作认真负责,埋头苦干,深入实际,事实求是;不唯上是听,唯文是从,敢于创新;知识广博,通晓业务;坚持原则,处事公正】谦虚谨惧,不谋私利。办公室群体战斗力的强弱,综合职能任务完成的好坏和工作效率的高低,固然与每个成员的思想政治觉悟、文化水平、组织能力和实践经验有直接关系,但也依赖于人员内在结构的合理与否。因此,要发挥办公室的最佳整体功能,还必须搞好人员结构的组配,做到知识互补、心理协调,亚形成智能层次结构与年龄梯形结构。美国学者认为,办公室发挥最佳整体效能,要求善于分析、判断、决策的人卤18%,善于处理人际关系的占65%,磐于解决实际问题的占47%。A id以作为找们调整人员结构的参考。 5.办公条件、手段的狈代化。目前,农业科研院(所)办公室的办公手段相当落后,仍以传统的手上作业为主,这不能不影响工作的效率和质量。因此,实现办公室手段现代化应提到议事日程上来。在条件许可下,应增添必要的现代化设施,逐步在迢在汛联络、信息传递、文书档案、资料检索、文印打宇、财务管理等方面应用电脑技术,业以办公室为中心,形成全院的计算机网络,实现伯息接收、传输、处理现代化。 6 实行间位目椽曾沼。其核心是定目标、定任务、定岗位、定纪制、定人员,明确职责,各负其设,各司其职,以工作效果为最终目标,进行定性定量考评,奖勤罚懒,奖优罚劣。业建立严格的科牛的管埋制)A,九服无章可循或有章不循的厨冈。浅论农业科研院(所)办公室的综合职能@胡贤良$湖南省农科院办公室